為更好地促進我校國際交流與合作，規范國際會議管理，根據上級有關部門文件精神，特制定本管理辦法。

第一條    國際會議指與會者來自3個或3個以上國家（含主辦國）在華舉辦的會議。舉辦國際會議應符合我國外事管理規定，不涉及政治敏感問題，應有利于提高我校的科研、學術水平和國際知名度。

第二條    國際交流處（港澳臺事務辦公室）是我校國際會議的歸口管理單位，負責國際會議的申報、管理。未經批準，任何單位和個人不得以我校名義主辦、協辦或承辦國際會議或者邀請境外人士（含港、澳、臺）參加我校舉辦的國際會議。科研部負責會議學術審查。

第三條    校內各單位在申請以我校名義舉辦的國際會議時，應首先明確我校為會議的主辦者或承辦者。由其他單位主辦、擬由我校承辦或協辦的國際會議，申報時須提供主辦方的委托函或任務批件。

第四條    舉辦國際會議的單位或部門應至少提前4個月向國際交流處遞交書面申請材料（同時需要電子版）。舉辦單位先將申請材料報該單位主管領導簽字，再交至科研部、國際交流處領導審核并簽字。然后，國際交流處將申請材料報請校領導批準。最后學校呈文，國際交流處報送湖南省外僑辦或省臺辦審批。

第五條    舉辦單位提交的申請書面材料應包括以下內容：

1. 舉辦國際會議的請示，請示內容包括：舉辦國際會議的目的、意義及必要性；會議主要議題；主辦單位及協辦單位名稱；舉辦時間、會期、地點（城市）、與會人員結構范圍，總人數；擬邀請外賓人數及人員名單(含姓名、性別、年齡、國別、職務等信息)；經費來源；相關涉臺和其他敏感問題及對策；有關國際組織情況等。

2. 國際組織授權舉辦此次國際會議的相關函件。

3. 國際會議的會旗、會徽等。

4. 經費預算明細表。

5. 詳細、緊湊的日程安排。

6. 參會的重要國內人員（包括姓名、性別、單位、職務、聯系方式等）。

7. 會議主席和會務組主要成員、會議聯系人及聯系方式。

8. 作為主辦、合辦、協辦或委托籌辦單位和經費資助單位的境外組織的背景材料（名稱須中英文、內容包括該國際組織的章程、組織機構、政治背景、對華態度、歷次活動及成員有無“一中一臺”或“兩個中國”問題）。

9. 我校為非主辦單位，須提供主辦方的委托函或任務批件。

10. 其他需要特別說明的情況。

第六條    審批通過后，國際交流處將批文轉交給舉辦單位。舉辦單位方可進行會議的籌備工作 。會議籌備、舉辦過程中若發現問題，舉辦單位應及時上報國際交流處。

第七條    一般學術會議，不邀請國家、省、市黨政領導出席。如需邀請，舉辦單位應提前一個月上報，并將領導活動安排表、發言稿報送交國際交流處。

第八條    堅持厲行節約、講求實效。嚴格控制會議規模、住宿檔次、會議時間和經費預算，會議原則上安排在校內進行，不組織安排會后公款游覽、參觀。

第九條    會議結束后，舉辦單位要認真總結，并于會議結束后7日內將書面總結（同時需要電子版）、影音資料以及會議中形成的重要文獻送交國際交流處存檔。國際交流處負責向湖南省外僑辦匯報，并將會議材料移交校檔案館保管。

第十條    本規定自頒布之日起施行，由國際交流處（港澳臺事務辦公室）負責解釋。

長沙理工大學舉辦國際學術會議申報表