各學院：

學校2023級本科、2024級本科與研究生新生檔案移交工作即將開始，為保證學生檔案收集、整理、審查及移交工作的順利開展，現將有關事項通知如下：

一、移交范圍

1．2023級本科生檔案。

2．2024級本科、研究生（碩士、博士）新生檔案。

二、移交時間

2024年12月8日前以學院為單位統一移交。

三、移交規范

1．各學院移交前應完成新生檔案的收集、整理及審查工作，新生檔案包含材料可參考檔案袋目錄。研究生檔案移交前應依據研究生院相關要求完成入學資格復查工作。

2．新生檔案按“一人一袋”整理，具體要求：

 ① 將每位學生所有材料展開排放，注意不要損毀、遺漏檔案材料，拆掉的密封袋無需再放入學生檔案袋中。

 ② 本科生、研究生檔案材料分別按照檔案袋封面目錄順序從上自下放入檔案袋中。

 ③ 團員證、團組織關系介紹信不移交，團員證交還學生本人。

 ④ 每名學生的所有材料（黨員材料除外）裝入同一檔案袋中并完整填寫檔案袋封面信息，左下角粘貼檔號條碼，檔號條碼與學號均按從小到大的順序擺放一致，轉專業學生檔案擺放在本班級檔案材料末尾，檔案袋無需密封。

3. 黨員材料移交：正式黨員材料移交檔案館，預備黨員、入黨積極分子材料留存本學院，轉正后移交檔案館。對于正式黨員材料，按照黨員檔案袋封面目錄放入黨員相關材料，與學生檔案材料一起裝入學生檔案袋內移交檔案館。

4. 本科、研究生新生檔案材料收集、整理、審查完成后，登錄“長沙理工大學學生檔案管理系統”，詳見《長沙理工大學學生檔案管理系統操作指南》（附件1）；平臺網址：http://10.255.195.138:8060/；錄入學生檔案信息，詳見《學生檔案管理系統新生信息導入表（模板）》（附件2），與實體檔案核對無誤后，在系統中提交審核申請。

5. 審核申請通過后，在系統中打印《學生檔案移交目錄》（均一式兩份），由本單位分管領導簽字后加蓋單位公章，交接雙方各執一份備查。

四、工作要求

1. 檔案材料必須齊全完整。新生檔案在移交入館之前，各學院應加強審查，若發現有所遺缺，要求學生須及時補全遺缺部分，確保移交檔案材料齊全完整。

2. 高度重視新生檔案安全工作。檔案移交前，各學院應安排專人保管，檔案要存放在帶鎖的箱柜中，注意好防火、防潮（水）、防盜、防蟲、防鼠；查閱利用新生檔案應用專門記錄本做好登記，查閱后應及時歸入檔案袋，以防丟失。

3. 各學院提前與檔案館預約，將學生檔案材料送交至檔案館，現場辦理檔案驗收移交手續。為保證學生檔案安全移交，移交過程必須有學生檔案管理老師全程參與。

五、聯系方式

地址：檔案館綜合與學生檔案室（金盆嶺校區原圖書館A館南棟101室）；聯系人：龍老師、王老師，電話：85203036；15074917475；長沙理工大學學生檔案工作QQ群：391598126。

• 附件1.長沙理工大學學生檔案管理系統操作指南

• 附件2.學生檔案管理系統新生信息導入表（模板）

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                                        檔案館

                                        2024年10月12日