1、人事檔案材料收集歸檔應遵循真實、全面、及時、規(guī)范的原則，通過組織人事部門，重點收集反映教職工自然情況和干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等新形成的反映教職工德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據經濟社會發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實完善教工人事檔案的內容。

2、教工人事檔案材料形成部門，必須按照有關規(guī)定規(guī)范制作教工人事檔案材料，建立教職工人事檔案材料收集歸檔機制，按照相關規(guī)定審核材料，在材料形成后1個月內主動向教工人事檔案管理部門移交，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

3、教工人事檔案室建立材料收集聯(lián)系制度，指定專人負責，及時掌握教工人事檔案材料信息，主動向檔案材料形成部門收集材料，確保教工人事檔案材料完整齊全。

4、教工人事檔案管理部門根據收集到的教工人事檔案材料，及時更新人事檔案異動情況，及時充實教工人事檔案內容。

5、教工人事檔案管理部門必須嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。定期查看教工人事檔案，如發(fā)現(xiàn)缺少材料和材料不符合要求，及時登記并向相關部門收集補齊。

6、歸檔材料填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續(xù)，或者由具有干部管理權限的組織（人事）部門審改（或出具組織說明）并加蓋公章。形成教工檔案材料的部門，有責任按規(guī)定認真辦理。

7、歸檔材料一般應當為原件。證書、證件等需用復印件存檔的，必須注明“原件已審”、經辦人簽名及復制時間，并加蓋材料制作部門單位公章或教工人事關系所在組織（人事）部門公章。

8、教工人事檔案材料的載體使用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，材料左邊應當留有25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求，文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙復寫。

9、教工人事檔案管理部門對收集到的檔案材料應認真審查鑒別，對不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔；對符合歸檔要求的材料進行登記，在接收之日起1個月內放入教工本人檔案，2個月內整理歸檔。

10、歸檔部門轉遞檔案材料時，同時提交《長沙理工大學教工人事檔案材料移交登記表》（附件）電子版和紙質版，紙質版一式兩份，交接雙方簽字確認后各執(zhí)一份。

11、新進教工在其檔案材料收集齊全后及時為其建檔，若發(fā)現(xiàn)其檔案材料不齊全、不完整、不準確，應及時通知相關部門補充所缺材料。

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